Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
2021-03-25 12:59:51
Wybór biura rachunkowego to jedna z pierwszych decyzji, jakie musi podjąć świeżo upieczony przedsiębiorca. Stają przed nią również doświadczeni przedsiębiorcy, rozważający rezygnację z dotychczasowego biura. Na co zatem należy zwrócić uwagę, aby dobrze wybrać biuro rachunkowe? Podpowiadamy!
Sprawdź opinie
Dobrym źródłem informacji o biurze są opinie znajomych przedsiębiorców – warto zapytać, czy są zadowoleni z obsługi i czy polecają swoje biuro. Warto też zrobić rozeznanie w sieci. W wyszukiwarkach internetowych, serwisach społecznościowych, na forach dyskusyjnych i blogach z łatwością można znaleźć rekomendacje i opinie na temat firm zajmujących się obsługą księgową.
Doświadczenie i kwalifikacje
Mimo, że od 2014 r. przepisy prawa nie wymagają od właścicieli biur rachunkowych formalnego potwierdzania kwalifikacji, warto zapytać o Certyfikat Ministerstwa Finansów – zmniejszy to ryzyko trafienia na osobę nie posiadającą odpowiednich kompetencji do prowadzenia biura. Zaletą będzie też staż w zawodzie lub na rynku usług księgowych – doświadczenie jest w tej branży równie ważne, jak wiedza.
Zakres usług i specjalizacja
Większość biur rachunkowych zajmuje się świadczeniem usług księgowych oraz prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych. Mniejsze biura mogą obsługiwać tylko firmy rozliczające się w oparciu o podatkową książkę przychodów i rozchodów, nie oferując usług w zakresie pełnej księgowości (prowadzenia ksiąg rachunkowych).
Działając w określonej branży, np. handlu czy budownictwie, warto zapytać o doświadczenie biura w tym zakresie. Zaletą będzie możliwość skorzystania z usług dodatkowych – doradztwa podatkowego, wsparcia prawnika czy audytora.
Formy kontaktu z biurem
Szczególnie w warunkach pandemii (ale nie tylko), najdogodniejszą formą kontaktu jest ten za pośrednictwem internetu. Dużą oszczędnością czasu będzie możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną i zdalny dostęp do dokumentacji. Warto zapytać, czy biuro zapewnia kontakt online i czy korzysta z nowoczesnych rozwiązań i systemów informatycznych.
Jeśli chodzi o lokalizację biura, to przestała ona być decydującym kryterium wyboru. W tej chwili możliwa jest zdalna obsługa podmiotów, które dzieli wiele kilometrów, choć możliwość osobistego kontaktu z pewnością będzie plusem takiej współpracy.
Ubezpieczenie OC
Posiadanie polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej chroni klienta przed szkodą w razie popełnienia błędu przez pracowników biura. Warto dowiedzieć się, czy biuro posiada aktualną polisę OC.
Ochrona danych osobowych
Obok ubezpieczenia OC ważną gwarancją bezpieczeństwa klienta biura rachunkowego jest poufność i ochrona danych oraz sposób przechowywania dokumentów. W grę wchodzą bowiem dane o finansach i majątku klienta – koniecznie należy zapytać o te kwestie, ustalając warunki współpracy z biurem.
Cena
W przypadku usług biura rachunkowego – szczególne po uwolnieniu rynku w tej branży – bardzo aktualne stało się stare powiedzenie „co tanie, to drogie”. Aby zorientować się w cenach usług księgowych, wystarczy skorzystać z internetu – wiele biur publikuje na swoich stronach cenniki. Warto zachować ostrożność, gdy ceny oferowane przez wybrane biuro znacząco odbiegają od średniej w danym regionie. Jeśli usługi mają być świadczone na wysokim poziomie biuro musi inwestować w sprawdzonych pracowników, programy księgowe, szkolenia, opłacać ubezpieczenie OC. Brak tych kosztów może przekładać się na niską cenę usług, ale z pewnością także na wyższe ryzyko błędu, za które ostatecznie odpowiada klient. Koszt obsługi księgowej zależy przede wszystkim od zakresu usług, formy prawnej i rozmiaru firmy, ilości dokumentów, formy rozliczeń, branży itp. Dużym plusem jest elastyczność – można negocjować obniżenie ceny biorąc na siebie niektóre czynności związane z obsługą administracyjną.
Zmiana biura
Wielu przedsiębiorców ma obawy przed zmianą biura. Poza sytuacją, kiedy jest to konieczne, np. ze względu na zmianę lokalizacji lub gdy wzrost firmy powoduje, że obecne biuro nie jest w stanie podołać obsłudze, powodem szukania nowego biura często bywa niezadowolenie z obecnej obsługi. Tymczasem przejście do nowego biura jest możliwe w każdym momencie (nie trzeba czekać na nowy rok), a formalnościami związanymi z przejęciem dokumentów i rozliczeń zajmuje się nowo wybrane biuro. Mając więc wątpliwości odnośnie dalszej współpracy, warto rozważyć zmianę biura.
LEGANTI Kancelaria Rachunkowa,