Jak zorganizować catering na konferencję? Gdy zadasz sobie te pytania, znajdziesz idealną firmę cateringową!

1. Szybka przerwa na kawę czy czas na zapoznanie się uczestników spotkania?

Od planu konferencji i jej charakteru zależy to, czy gościom wystarczy zapewnić kawę pomiędzy prelekcjami, czy jednak spędzą oni ze sobą sporo czasu i atmosfera z czasem stanie się nieco luźniejsza. Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie, czy lepiej zorganizować przerwę kawową, która potrwa dwa-trzy kwadranse, czy poszerzyć konferencję o część rozrywkową.

W przypadku drugiego wyboru należy zapewnić gościom nieco więcej przekąsek, w tym także danie na ciepło, dostęp do napojów zimnych, a nawet do drinków. Spotkanie ma być całodniowym, ale oficjalnym szkoleniem albo okazją do dyskusji?

Jeśli goście mają spędzić ze sobą cały dzień, nie można dopuścić do tego, by czuli głód: kilka przerw kawowych oraz przynajmniej jeden większy posiłek to optymalna opcja, która pozostawi dobre wrażenie i zadowoli wszystkich uczestników spotkania.

2. Szwedzki stół czy obsługa kelnerska?

Szwedzki stół to nic innego jak bufet, podczas którego goście sami nakładają sobie porcje jedzenia. Mogą być to niewielkie przekąski na zimno: ciasteczka, kanapki oraz dania ciepłe, które można zjeść na stojąco lub przy stoliku. Bufet jest opcją, która pozwala na ograniczenie kosztów — nie wymaga licznego personelu, który serwuje dania. W przypadku posiłków z obsługą kelnerską należy zapewnić obsługę jednego kelnera na 10 gości.

Podczas całodziennej konferencji można wykorzystać obie opcje: w trakcie przerwy na kawę zaproponować bufet, a obiad i kolację zorganizować przy stole z obsługą kelnerów. Bufet będzie jednak zawsze tańszy od opcji serwowania posiłków do stołów.

3. Jaka jest liczba uczestników?

Liczba wysłanych zaproszeń nie zawsze pokrywa się z frekwencją gości, dlatego warto rozsądnie zamówić potrawy. Doświadczeni organizatorzy konferencji twierdzą, że na spotkaniach darmowych pojawia się 75 procent osób zaproszonych, a na biletowanych 90 procent. Około 2 procent gości to osoby niespodziewane.

Znając dokładną listę uczestników spotkania, łatwo obliczyć, ile jedzenia należy zamówić, by nikt nie wyszedł głodny i by nie zmarnowało się zbyt wiele porcji, za które przecież trzeba zapłacić.

4. Jaki jest budżet przeznaczony na catering?

Każda firma organizująca konferencje ma odłożone środki na ten cel. Jednak część z nich przeznaczyć trzeba na wynajem sali, opłacenie prelegentów, druk zaproszeń, informatorów, wynajem nagłośnienia, stołów i krzeseł. Dlatego z całego budżetu ten na catering jest zwykle mocno okrojony. Radzimy, by zawsze przesłać zapytanie o ofertę do kilku firm cateringowych. Zanim jednak wygra najtańsza, należy zastanowić się, czy cena idzie w parze z jakością.

Czasami lepiej zapłacić nieco więcej, ale dostawcy, który przygotuje różnorodne menu z doskonałej jakości składników. Pamiętać także trzeba, że każde wydarzenie przynosi czasami niemiłe niespodzianki, dlatego 10 procent budżetu na catering warto pozostawić w formie środków na „wszelki wypadek”.

5. O jakiej porze odbędzie się spotkanie?

Konferencja rozpoczyna się rano i trwa do godzin obiadowych? W takim przypadku wystarczy zapewnić gościom 2-3 krótkie przerwy na kawę, herbatę, słodkie i słone przekąski. Jeśli ma to być szkolenie całodniowe, oprócz przerw na kawę goście powinni mieć czas, by zjeść sycący obiad. Ciepły posiłek w porze lunchu i dodatkowy poczęstunek po południu zapewnią optymalną ilość przerw i zaspokoją głód. Goście po konferencji mogą rozejść się do domów i spożyć kolację we własnym zakresie.

Jeśli jednak konferencję kończy bankiet integracyjny, niezbędny będzie drugi, ciepły posiłek, a także bufet z przekąskami czy bar z napojami alkoholowymi. Bar nie musi być obsługiwany przez barmanów. Przy mniej oficjalnych spotkaniach goście mogą samodzielnie nalewać swoje drinki. To rozluźnia atmosferę i jest tańsze niż oficjalna kolacja z obsługą kelnerską.

6. Jakie są preferencje i oczekiwania uczestników?

Różnorodność jest kluczem do sukcesu. Zamiast zamawiać catering na konferencję złożony tylko z egzotycznych potraw, lepiej zdecydować się na produkty, które są lubiane przez większość gości. Małe kanapki, krakersy, przekąski, tradycyjne zupy, dania mięsne to te elementy jadłospisu, który zwykle cieszą się zainteresowaniem. Jednak nie można zapominać także o osobach, które nie jadają mięsa, ryb, cierpią na alergie.

Część dań powinna być wegetariańska, część pozbawiona nabiału i glutenu. W ten sposób osoby szukające bardziej oryginalnych smaków lub z problemami zdrowotnymi nie pozostaną głodne.

7. Jaki czas zostanie przeznaczony na jedzenie?

Krótkie szkolenie wymaga krótkiej przerwy na jedzenie. Może mieć ona formę koktajlu, kiedy to podawane są niewielkie przekąski. Każdy gość nakłada sobie na talerz wybrane kawałki i zjada na stojąco. Pół godziny wystarczy, by każdy zjadł coś, co zaspokoi głód. Przerwa bufetowa to wygodna forma poczęstunku, podczas której goście siadają przy stole i mogą skosztować różnych dań, np. sałatek, mięs, ryb, wypieków. Podczas kilkugodzinnego spotkania takich przerw może być kilka. Jeśli przewidziano lunch lub obiad, powinien on trwać około 1-1,5 h.

8. Jaka jest oferta konkurencyjnych firm cateringowych?

Catering stał się jedną z najbardziej cenionych form organizacji poczęstunku dla gości podczas konferencji, szkoleń, firmowych wigilii czy spotkań integracyjnych. Jaką firmę cateringową wybrać, by całe spotkanie przebiegło w miłej atmosferze, a serwowane posiłki były smaczne i ze świeżych produktów? Najlepiej postawić na firmę polecaną, z dobrymi opiniami w branży.

W Warszawie kompleksową organizacją kongresów, spotkań firmowych i szkoleń zajmuje się Wilga Catering. Warto wysłać właśnie tam swoje pytanie dotyczące zapewnienia cateringu i obsługi podczas eventu firmowego.

Komentarze